Quando si deve organizzare un evento è sempre utile creare una mappa concettuale e un elenco di azioni da eseguire in ordine cronologico. Questo approccio, da impostare prima di iniziare qualsiasi tipo di fase pratica, risulterà utile per tenere a mente le priorità e per non perdere la calma se dovessero emergere degli imprevisti. In generale i primi aspetti da valutare sono gli obiettivi dell’evento, il budget a disposizione e il target a cui si rivolge il ricevimento; tuttavia ci sono alcune astuzie da poter inserire nel progetto che spesso non vengono in mente o vengono considerate in secondo piano, che possono però migliorare la buona riuscita della manifestazione.

• Una buona idea per chi vuole fare bella figura con gli ospiti è quella di creare qualche gadget da offrire per evitare possibili disagi legati alle caratteristiche dell’ambiente: se l’evento si svolgerà, anche solo in parte, in luoghi aperti dove è previsto che si debba calpestare un prato, si può fornire alle donne che indossano i tacchi delle piccole coperture degli stessi per non affondare nella terra e quindi camminare più gradevolmente.
• Se non si vuole perdere il controllo delle risorse economiche a disposizione e non si è pratici di gestione del budget, si può ingaggiare un professionista di contabilità oppure un amico esperto che ci aiuti a non sforare dalla disponibilità di denaro.
• Spesso tra gli invitati di un evento c’è chi soffre di allergie o intolleranze alimentari e, durante i buffet, si trova costretto ad inseguire i camerieri per chiedere quali ingredienti siano contenuti nelle pietanze, con conseguente rallentamento del servizio da parte del personale per reperire tali informazioni, spesso ignorate da quest’ultimi. Risulta pratico, allora, posizionare vicino alle portate culinarie dei cartellini informativi contenenti gli ingredienti di ogni piatto, specificando la presenza di possibili allergeni.
• Prima di iniziare la pianificazione di un qualsiasi tipo di cerimonia, è vantaggioso fare un’attenta valutazione di ciò che è già stato creato da altri, così da poter anche avere una buona fonte di ispirazione. Ad esempio per l’organizzazione eventi Milano è fra i luoghi più attivi d’Italia, pertanto può essere utile consultare blog di settore dove sono presenti testimonianze di successo di questa zona.